ワークフローを分析し、申請書の傾向を見直してみませんか？

こんにちは！

湿気に悩まされる季節になりました。
髪を巻いても、髪をストレートに伸ばしても、
せっかくスタイリングしたのにな…としょんぼりしてしまう季節ですね。
わたしが一番気にしているのはタオルのにおい菌問題です。
この季節のにおい菌の発生率といったら…。
におい菌は熱湯に弱いようなので、洗濯前にお湯をなじませるといいようです！
なにかと手間のかかってしまう季節ですが、知恵を共有して乗り越えましょうね。

さて、今回は Canbus. の業務プロセス機能についてご紹介します。
業務の見直しから効率アップまで。
普段の何気なく扱ってた申請書、これから分析してみませんか？
運用の新しい発見へ、ご活用いただければと思います。

申請書の傾向把握してますか？

Saasの進化とともに、インターネット上で簡単に申請から承認までを簡単に行うことができるようになりました。

しかし、ほとんどの企業様が入れた後のワークフローのプロセス改善や運用改善に着目することはなく、実はこのフローの改善により全体の無駄が軽減し、結果働き方改革につながることに気づかない、もしくは軽視しているケースが多く見受けられます。

申請書が増えてしまったことによる、各申請書の滞留や引き戻し回数の増加、ボトルネックになっている承認者など、これらの傾向を把握することで業務効率化のポイントが見えてきます。

＜参考記事＞
今更聞けない！ワークフローって？？

ワークフローの分析は必要？

前のセクションでもお伝えしたように、ワークフローの分析をすることで、
改善すべき問題点を可視化することが可能となります。

多くの企業様がアンケートや現場ヒアリングで現場の声を収集し、出てきた意見のみを情報として、業務改善を行っています。
このような人に依存した改善では本当に改善すべきポイントを見落としがちになってしまうため、昨今は現場の声とサービスに蓄積したデータの2局面から分析する手法がトレンドになりつつあります。

「あの人のところで申請が止まるんだよな…」
「あの人の申請、ミスが多いんだよな…」
にプラスして
「○○部長で承認が平均で5営業に止まる傾向にある」
「差し戻されている回数が多い人がこの部署に偏っている」
という客観的なデータを組み合わせることで必要なところに必要な対策を施行することが可能になります。

そのためにも分析できるデータが取得可能なツール選びが大切になります。

分析をし、申請書の問題点を改善しよう！

現在様々な BI ツールが展開されており、一昔前より分析を手軽に行えることが可能となっていますが、インプットデータを間違えてしまうと期待結果が得られなくなってしまいます。
そのため、インプットデータに関しては業務コンサルタントに相談するなど、専門家に意見を求め、自社に合ったデータの選定が必要になります。

★ワークフローの改善で最低限おさえたいポイント
・申請期限を越えた申請数
・申請書の申請から完了までの時間を把握
・申請書の引き戻し回数を把握
・滞留時間が多い承認者の特定
・引き戻し回数が多い部署や人

例に上げた箇所を分析することによって、ボトルネックになっている人、部署、運用が明確になるため、効果的な改善策を打つことができます。

これが解決すると次にくる課題がBIツールの選定ですが、次のセクションでデータの収集も分析もできるワークフローツールをご紹介します。

Canbus.業務プロセスを使うメリット

Canbus. では申請書の作成や完了までの一括管理をすることに長けていますが、それと同時に業務を分析する機能としてもご活用いただくことが可能です。
※ ワークフローを分析する他に、レポート機能も兼ね備えております。

下記のキャプチャが「業務プロセス」の分析画面となります。

「業務プロセス」の分析画面にて主に分析できることは、

・申請書の現在のステータス
・滞留時間・引き戻し回数
・作業者、開始日、終了日

これらがなんと、申請種別単位で確認することが可能となっております。

Canbus. をご使用いただくことで、業務効率の向上を行うことができると同時に、業務改善の PDCA を回すことができますので、きっとこのブログを閲覧いただいた方の業務にお役立ちすることができると考えてます。

その他にも「業務プロセス」では様々な機能を備えております。
・自分に作成した申請の一覧確認（未完了・処理済み）
・自分に承認依頼が来た申請の一覧確認（未処理・処理済み）
・一括承認

これらの機能を活用し、1つ上の業務改善にチャレンジしてみてはいかがでしょうか！

最後に

今回は「業務プロセス」機能を紹介いたしましたが、
いかがでしたでしょうか。

「業務プロセス」機能だけでなく、Canbus. では業務改善に役立つことができる様々な機能がございますので、気になった方は是非お問い合わせくださいませ。

また、テレワーク応援キャンペーンとして2020年6月30日まで無償提供を実施しています。
これを機に使ってみたいという方はお気軽にお申し込みください！
【無償提供専用ページ】
https://canbus.com/tips-blog/campaign202004/

【Canbus. ホームページ】
https://canbus.com/about/

今後も読んでくださる皆様のお役に立てるようなサービス・機能をどんどんご紹介していきたいと思います。

最後までご覧いただきありがとうございました！
では、次回もお楽しみに！！